Jokainen messuorganisoija tietää sen tunteen — tapahtumaan on kolme viikkoa, ja joku tajuaa, että messupaitoja ei ole vielä tilattu. Seuraa paniikki, puheluiden sarja painopalveluihin ja usein ylihinnoiteltu kiiretilaus. Tämä on kuitenkin lähes aina vältettävissä yksinkertaisella aikatauluttamisella. Käydään läpi, kuinka pitkä oikea tilausaika on eri tilaustyypeille ja mitkä ovat yleisimmät aikatauluvirheet.
Perusaikataulu brodeeratuille tai painetuille tapahtumatuotteille on 2–4 viikkoa tilausvahvistuksesta toimitukseen — olettaen, että logo on jo digitoitu tai painovalmis ja että tuotteet ovat varastossa. Tähän kuuluu: tuotteen varaaminen (1–3 päivää), logon digitointi tai painopohjan valmistelu (1–2 päivää), näyte (1–2 päivää, asiakas hyväksyy), tuotanto (5–10 päivää riippuen määrästä ja tekniikasta) ja lopuksi kuljetus (1–2 päivää).
Kiireessä prosessi voidaan tiivistää 5–10 arkipäivään, jos asiakas on valmis hyväksymään digitaalisen näytteen fyysisen näyteompelun sijaan, tuote on suoraan varastossa eikä erityistilauksena, ja erä on kohtuullisen kokoinen (alle 200 kpl). Yksi päivän toimitukset ovat mahdollisia vain hyvin pienille erille ja vain joillekin tekniikoille (DTF tyypillisesti).
Yleisin virhe on logon puuttuminen vektorimuodossa. Monet asiakkaat lähettävät logon PNG- tai JPG-kuvana, jolloin joudumme joko piirtämään logon uudelleen vektoriksi (lisää 1–2 päivää ja maksaa) tai brodeeraamaan/painamaan logon huonommalla tarkkuudella. Jos mahdollista, pyydä graafikko toimittamaan logo AI-, EPS- tai SVG-tiedostona.
Toinen yleinen virhe on väärin arvioitu kokojakauma. "Tilataan 100 paitaa, kokoja XS–XL" — tuntuu järkevältä, mutta kun messuilla osastolle tulee 75 M-kokoista kävijää, loput koot jäävät varastoon ja seuraavalle tapahtumalle on taas tilattava lisää. Pyydämme aina asiakkailtamme kokojakauma-arviota kohderyhmän perusteella, ja tarvittaessa voimme tuottaa lisätilauksen samalla digitoinnilla myöhemmin.
Kolmas virhe on liian pieni puskuri. Kun tilaat 100 henkilön tapahtumaan, tilaa 110–115 paitaa. Muutama menee hukkaan laadunvalvonnassa, jokin kastuu pystytyksessä, ja aina tulee vieraita jotka eivät olleet listalla. 10 %:n puskuri säästää yllätyksiltä. Jos puskuri jää käyttämättä, seuraavaan tapahtumaan on valmis vararesurssi — mikä taas vähentää kiireen tarvetta.
Neljäs virhe on toimitusosoitteen ja aikataulun epäselvyys. Jos messutuotteet pitää toimittaa suoraan tapahtumapaikalle pystytyspäivänä, ilmoita siitä tilauksen yhteydessä: tapahtumapaikka, hallin numero, osaston numero, vastaanottavan yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero. Ilman näitä tietoja paketti voi jäädä odottamaan vastaanottoa tyhjällä osastolla.
Viides virhe on unohtaa kertoa erikoistoiveista etukäteen. Jos tuotteet tarvitsee pakata yksittäin, jos kokojen pitää tulla erillisissä laatikoissa tai jos tapahtumassa on monia eri rooleja (työntekijät, vieraat, puhujat) eri logolla — nämä yksityiskohdat kannattaa kertoa jo tarjouspyynnön yhteydessä, ei pakkausvaiheessa.
Suurin ajansäästö tulee siitä, että et yritä hoitaa messutuotteita viime hetkellä. Jos tapahtuma on 3 kuukauden päästä, tilaa nyt — saat paremman hinnan, enemmän vaihtoehtoja tuotteisiin ja aikaa hyväksyä näyte rauhassa. Brandix palvelee yritysten tapahtumatuotantoja koko Suomessa, erityisesti Helsingin messukeskuksen tapahtumiin meillä on pitkä kokemus nopeista toimituksista.
